こんばんは。
本日は7時間半の勤務のうち4時間ほど会議をしていました。
いやー本当に長いですね…、会議って時間使う割りに生産性無いこと多くないですか？
私は会議がそんなに多い方ではないですが、そんな私ですらこのように感じてしまいます。
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関係ない人が少なからず存在している
関係ない人、というと語弊がありますがそれでもやはり会議の大半はすべての人向けであるような話は少ないと感じる。
本日の会議は4人での進捗会議でしたが、私は若手の分類なので結構上の先輩方のしている進捗はほとんど聞いてもわかりません。
いや、聞いてもわかることはあるんですが直接的に業務に関係しないことが多いです。
というのも私の部署はそれぞれが全く違うことをしているので(これには深い理由があるのですが)、上長以外が他の方の進捗を聞くことにそこまで意味はないと思われます。
と言っても私はまだ若手なので自分の進捗を報告したときに先輩方からのアドバイスをいただけるのですけどね…。
かと言ってもすべての先輩が発言しているわけではないので必要であれば別の機会にやるほうが無駄な時間は減る気がします。
人が多ければ多いほど無駄な時間が生まれる
私が参加する会議は比較的人数が少なく、割と必要な情報だけがやりとりされており、全員が会議に参加していると感じます。
しかし、隣の会議室などに20人↑いるような会議を見ると「本当に全員必要か…？」と思うことが多いです。
一人あたりの時給平均が3000円だとして、20人で1時間6万円発生しています。
この中に話を全く聞いていない、人が5人いるだけで1万5千円、2時間なら3万円ですよ。
働きバチの法則じゃないですが、20人いれば4分の1の5人くらいは聞いてないという仮定は割とあたってそう。
それが週1であったとして年50回、総額150万円、ひぇええ…。
議事録あるじゃん！
20人以上の会議となると議事録が必ず取られていますよね。
確かに議事録ってどんな会議であったか振り返るとき非常に重要だと思います。
だけど議事録を作るのであれば会議への参加人数を減らしても良くない？と思います。
もっと詳しく言えば「会議でどうしても発言した、聞きたいことがある人以外」は参加しなくても良いと思います。
だって議事録あるんですもん、大体の内容はこれ見ればわかりますよね？
もしわからないことや気になることがあればそれは参加した人に確認すれば良い、会議に参加するより圧倒的に効率的かつ時間が削減できる。
結論：チャットで良くない？
これが言いたかったわけです、前置きが長くてすみません。
ただ私の会社はこういったチャットソフトは禁止されています、さすがメーカー考えが古い…。
確かに情報の漏洩等の問題の可能性はありますが、それ込みで社内チャットツールを導入する費用対効果はかなり高いような気がします。
私がオンライゲーマー時代に良く使用していたIRCなんかはそんなに重くないし、自分が登録したワードが発言されたら光って知らせてくれます。
発言を求めるときにはそのキーワードを付けるだけで必要なときだけ確認して発言すれば良い。
なんと同時に議事録も取れる、こんな素晴らしい方法があるのになんで導入しないのだろうか…。
会議を行う一番の理由は…
私が思う理由は
- 休める
- 仕事をしている感がでる
というところではないでしょうか。
1に関しては賛否ありますよね、少なくとも私は悪いことではないと思います。
会議に参加して少し休み、その後の業務がより効率的に進むようになればという条件の下ですが。
問題は2、こいつが厄介です。
「自己目的化」という面白い言葉があって、会議は手段であって目的ではないはずですがいつのまにか会議を行うことが目的になっていることが多いです。
こういう人たちはおそらくチャットになったところで2時間チャット画面に張り付いて他の事はやらなそうですけどね。
この問題が残るくらいであれば導入コストのほうが高いチャットツールは導入しないほうが良い気がします(結局無駄なお金が増えるだけだから)。
結論
ある条件下ではチャットツールを導入することによる費用対効果はかなり高いと思います。
このある条件下が非常に難しいのですが、一番重要な必須だと思われるのが
- 時間を有効に使える
- 他に仕事がある
こう挙げると当たり前の事だけど結構敷居が高い…。
とはいえ、浸透には時間かかるし、浸透したらかなり効果はあると思うので私はいつか提案してやろうと思っています。
そのためには
- ツールの選定
- 費用対効果(どれくらいの経費削減効果が得られるかを具体的に)
- 独自性
を考えなくてはいけません。
しかし業務中は時間ないし、業務時間外には考えたくない…。
情報収集は少しずつ行って、いつかは行いたいですね。
良いツールや実際に導入しているものがあればぜひ教えてください。
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